Lignes directrices sur les dépenses admissibles aux programmes de financement de Femmes et Égalité des genres Canada

Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, le financement public total du projet ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. Cela comprend l’aide fédérale, provinciale, territoriale et municipale reçue pour le même projet.

Les dépenses admissibles sont celles jugées nécessaires à la réalisation du projet et engagées après la date de la signature de l’entente. Il existe deux types de dépenses admissibles :

Si vous inscrivez les dépenses directes d’exécution comme dépenses administratives, ou vice versa, les montants demandés pour chaque type pourraient être réduits. Par conséquent, il est important que les descriptions soient suffisamment claires et détaillées pour éviter toute confusion.

Le Ministère se réserve le droit de prendre la décision définitive quant à la valeur du financement et d’exclure les dépenses qui ne sont pas admissibles ou nécessaires, et qui sont hors de la portée du projet.

Définitions des dépenses admissibles
Catégorie de dépenses Exemples de dépenses Type de dépenses
Déplacements
(Les frais de déplacement ne doivent pas dépasser les taux établis pour les fonctionnaires dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.)

Dépenses admissibles

  • Les frais de déplacement au Canada, par voie terrestre ou aérienne, du personnel salarié ou contractuel, des bénévoles et des personnes-ressources qui sont liés au projet
  • Les coûts des repasNote de bas de tableau 1 et de l’hébergement pendant les déplacements
  • Les frais de transport locaux des participantes et participants (par exemple, les billets pour le transport en commun)

Dépenses directes d’exécution

Salaires et avantages sociaux
(Les salaires et les avantages sociaux doivent respecter les taux de rémunération locaux pour un travail équivalent.)

Dépenses admissibles

  • Des salaires et des avantages sociaux peuvent être offerts pour un travail directement lié au projet

Dépenses inadmissibles

  • Les salaires et les avantages sociaux des membres bénévoles d’un conseil d’administration ou d’une autre instance
  • La rémunération au rendement et les primes
  • Les allocations de fin d’emploi (par exemple, indemnité de départ)
  • Les congés de maladie de longue durée
  • Les congés de maternité

Dépenses directes d’exécution

Dépenses admissibles

  • Les salaires et les avantages sociaux du personnel de gestion et de soutien

Dépenses inadmissibles

  • Les salaires et les avantages sociaux des membres bénévoles d’un conseil d’administration ou d’une autre instance

Dépenses administratives

Indemnités et honoraires
(Les honoraires doivent respecter les taux de rémunération locaux pour un travail équivalent.)

Dépenses admissibles

  • Les paiements versés à une personne pour avoir effectué une tâche particulière ou pour avoir contribué par ses connaissances au projet
  • Les services professionnels d’une personne (qui ne fait pas partie de l’organisme demandeur) ou d’une entreprise possédant le savoir-faire nécessaire à la réalisation d’activités particulières d’un projet (par exemple, la traduction)

Dépenses inadmissibles

  • Les indemnités versées aux membres bénévoles d’un conseil d’administration ou d’une autre instance

Dépenses directes d’exécution

Dépenses admissibles

  • Les honoraires afférents aux activités du projet (par exemple, la tenue des livres)

Dépenses inadmissibles

  • Les indemnités versées aux membres bénévoles d’un conseil d’administration ou d’une autre instance

Dépenses administratives

Fournitures et approvisionnements

Dépenses admissibles

  • Les fournitures et les approvisionnements nécessaires à la réalisation du projet

Dépenses directes d’exécution

Dépenses admissibles

  • Les fournitures et les approvisionnements généraux de bureau qui ne sont pas directement imputés à des activités précises du projet

Dépenses administratives

Locaux
(Les frais de location doivent respecter les taux locaux.)

Dépenses admissibles

  • La location journalière de locaux pour y tenir les activités du projet projet (par exemple, le local utilisé lors d’un atelier ou d’une conférence)

Dépenses directes d’exécution

Dépenses admissibles

Les coûts liés aux locaux, y compris les services publics

Dépenses inadmissibles

  • Les dépenses en capital, notamment pour la construction d’un nouveau bâtiment ou de tout composant, interne ou externe, porteur de charges d’un bâtiment, qui est essentiel à la stabilité du bâtiment ou à une partie du bâtiment, y compris la fondation, les planchers, les murs, les toits, les colonnes et les poutres

Dépenses administratives

Équipement de bureau

Dépenses admissibles

  • La location ou l’achat d’équipement de bureau et de mobilier de bureau dont l’organisme a besoin pour mener le projet à terme et qu’il ne possède pas déjà
  • Les frais d’Internet et de téléphonie

Dépenses administratives

Publicité et promotion

Dépenses admissibles

  • Les frais liés à la conception, à la production et à l’impression de brochures et d’affiches, ainsi que l’achat d’espaces publicitaires, dans le but de promouvoir les activités du projet
  • Les frais pour la mise à jour ou la création du site Web de l’organisme, dans la mesure où le contenu a trait au projet
  • Les dépenses liées à la production de films, de vidéos et d’émissions de radio ou de télévision lorsque celle-ci fait partie intégrante du plan d’action global visant à atteindre les objectifs du projet

Dépenses inadmissibles

  • Les dépenses liées à la promotion du projet faite dans le cadre des publications courantes de l’organisme (par exemple, les bulletins, les magazines et les émissions de radio et de télévision)

Dépenses directes d’exécution

Autres

Dépenses admissibles

  • Les dépenses qui ne sont pas incluses dans d’autres catégories de dépenses, tels que les rafraîchissements et les repas servis durant les activités principales du projetNote de bas de tableau 1
  • Les coûts d’intégration qui se rapportent uniquement à la prestation de soins à des personnes à charge ou à des enfants
  • Coûts afin de s’assurer que les activités du projet sont accessibles aux personnes handicapées

Dépenses inadmissibles

  • Déficits budgétaires, réduction de la dette, ou avoirs de l’organisme
  • Les contributions aux campagnes de financement ou autres événements de financement

Dépenses directes d’exécution

Exemples de descriptions détaillées
Catégorie de dépenses Description
Déplacements

La description doit mentionner ce qui suit :

  • le titre du poste de la personne qui se déplace;
  • la fréquence des déplacements, les moyens de transport utilisés et les lieux de départs et d’arrivée, si possible;
  • la raison du déplacement;
  • les coûts des repas et de l’hébergement.

Exemple de dépenses directes d’exécution :

Coordonnatrice de projet, 3 déplacements (Ottawa-Montréal) pour ateliers de 2 jours, billets de train 3 x 114 $ (342 $) + indemnités de repas 3 x 2 x 90 $ (540 $) + hébergement 3 x 150 $ (450 $) = 1 332 $

Exercice financier 1 : 444 $

Exercice financier 2 : 888 $

Salaires et avantages sociaux

La description doit mentionner ce qui suit :

  • le nombre de personnes qui travailleront sur le projet et leurs titres de poste;
  • le taux annuel de rémunération;
  • le pourcentage de temps consacré au projet et la durée de l’implication dans le projet.

Exemple de dépenses directes d’exécution :

1 coordonnateur de projet, salaire annuel 60 000 $, 35 % de son temps consacré au projet pendant 2 ans, 60 000 $ x 35 % x 2 = 42 000 $

Exercice financier 1 : 21 000 $

Exercice financier 2 : 21 000 $

Exemple de dépenses administratives :

1 directrice générale, salaire annuel 95 000 $, 3 % de son temps consacré au projet pendant 2 ans, 95  000 $ x 3 % x 2 = 5 700 $

Exercice financier 1 : 2  850 $

Exercice financier 2 : 2  850 $

Indemnités et honoraires

La description doit mentionner ce qui suit :

  • le type de service (par exemple, traduction, interprétation, consultation);
  • le taux horaire quotidien ou annuel;
  • le pourcentage de temps consacré au projet ou la durée de l’embauche.

Exemple de dépenses directes d’exécution :

Aîné pour guider les rencontres, 400 $/demi-journée, 3 ateliers d’une demi-journée, 400 $ x 3 = 1  200 $

Exercice financier 1 : 400 $

Exercice financier 2 :  800 $

Exemple de dépenses administratives :

Comptabilité, 90 $/heure, 13 journées de 7 heures dont 15 % du temps consacré au projet, 90 $ x 13 x 7 x 15 % = 1 229 $

Exercice financier 1 : 378 $

Exercice financier 2 : 851 $

Fournitures et approvisionnements

La description doit mentionner ce qui suit :

  • l’article ou service acheté;
  • le coût par article ou service;
  • le pourcentage du service consacré au projet et la durée du service, le cas échéant.

Exemple de dépenses directes d’exécution :

Équipement de bureau pour 16 participantes, 3 ateliers, 13 $ x 16 x 3 = 624 $

Exercice financier 1 : 256 $

Exercice financier 2 : 368 $

Exemple de dépenses administratives :

Services de photocopie et d’impression, 80 $/mois, 10 % consacrés au projet pendant 24 mois, 80 $ x 10 % x 24 = 192 $

Exercice financier 1 : 96 $

Exercice financier 2 : 96 $

Locaux

La description doit mentionner ce qui suit :

  • l’article ou l’espace loué;
  • les frais de location quotidien ou mensuel ainsi que le coût des services publics, le cas échéant;
  • le pourcentage de l’espace consacré au projet et la durée de la location, le cas échéant.

Exemple de dépenses directes d’exécution :

Équipement audiovisuel pour les 3 ateliers, 75 $/jour x 3 = 225 $

Exercice financier 1 : 75 $

Exercice financier 2 : 150 $

Exemple de dépenses administratives :

Espace de bureau de l’organisme, 1 450 $/mois (y compris 150 $/mois pour les services publics), 5 % consacré au projet pendant 24 mois, 1 450 $ x 5 % x 24 = 1 740 $

Exercice financier 1 : 870 $

Exercice financier 2 : 870 $

Équipement de bureau

La description doit mentionner ce qui suit :

  • l’article ou service acheté;
  • le coût par article ou service;
  • le pourcentage du service consacré au projet et la durée du service, le cas échéant.

Exemples de dépenses administratives :

Ordinateur portable pour le coordonnateur de projet = 800 $

Exercice financier 1 : 800 $

Services d’Internet et de téléphonie, 160 $/mois, 10 % consacrés au projet pendant 24 mois, 160 $ x 10 % x 24 = 384 $

Exercice financier 1 : 192 $

Exercice financier 2 : 192 $

Publicité et promotion

La description doit mentionner ce qui suit :

  • le type de promotion ou de publicité;
  • le coût par article ou service, ou les frais annuels ou mensuels.

Exemples de dépenses directes d’exécution :

Impression de 3 000 dépliants à distribuer pendant les réunions avec des intervenantes externes, 0,65 $/dépliant x 3 000 = 1 950 $

Exercice financier 1 : 1 300 $

Exercice financier 2 : 650 $

Espace publicitaire pour 4 campagnes publicitaires, 200 $/campagne x 4 = 800 $

Exercice financier 1 : 200 $

Exercice financier 2 : 600 $

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